Każda umowa ma moment, w którym da się wynegocjować lepsze warunki — przy przedłużeniu, zmianie zakresu lub po prostu dlatego, że rynek się zmienił. Wykorzystujemy ten moment.
Optymalne okno do renegocjacji to 12–18 miesięcy przed wygaśnięciem umowy. Właściciel obiektu wie, że znalezienie nowego najemcy, przeprowadzenie fit-outu i utrzymanie ciągłości obłożenia kosztuje go więcej niż utrzymanie Ciebie na lepszych warunkach. To jest Twoja dźwignia. Im bliżej końca umowy — tym mniejsza, bo czas coraz bardziej działa na niekorzyść najemcy.
Renegocjacja to nie tylko obniżka czynszu. Dla najemcy zajmującego 5 000 m² przy stawce 4,0 EUR/m² miesięcznie, obniżka o 10% to 24 000 EUR rocznie — czyli 120 000 EUR w ciągu 5-letniego przedłużenia. Ale obok czynszu można negocjować nowy okres rent-free, kontrybucję na modernizację fit-outu, zmianę mechanizmu indeksacji, break option na kolejne lata i warunki service charge. Każdy z tych elementów ma konkretną wartość finansową.
Działamy wyłącznie po stronie najemcy — nie mamy żadnej relacji z właścicielem obiektu, która mogłaby wpłynąć na agresywność naszej strategii negocjacyjnej.
Zaczynamy od przeglądu obecnej umowy: warunki, termin wygaśnięcia, istniejące opcje renegocjacji lub wypowiedzenia, historia relacji z właścicielem. Oceniamy siłę Twojej pozycji: jak trudno byłoby właścicielowi zastąpić Cię nowym najemcą w tej lokalizacji, ile powierzchni stoi pustych w okolicy, jakie alternatywy relokacyjne masz realnie do dyspozycji. To wszystko przekłada się na strategię i zakres żądań.
Zbieramy dane o aktualnych stawkach czynszów, poziomie pustostanów i warunkach transakcyjnych w podobnych obiektach w Warszawie, Łodzi, Wrocławiu, Poznaniu i innych lokalizacjach istotnych dla Twojego projektu. Twarde dane o rynku to fundament każdej rozmowy z wynajmującym — bez nich jesteś zdany na jego interpretację sytuacji, nie własną.
Opracowujemy strategię negocjacyjną: zakres żądań, kolejność poruszanych kwestii, argumenty dla każdego punktu i dopuszczalne ustępstwa. Prowadzimy rozmowy z właścicielem lub zarządcą obiektu — profesjonalnie i bez eskalacji, ale bez ustępstw tam, gdzie dane rynkowe nas wspierają.
Po osiągnięciu porozumienia przygotowujemy lub weryfikujemy aneks do umowy najmu. Sprawdzamy, czy wynegocjowane warunki zostały prawidłowo zapisane i czy nie pojawiły się dodatkowe klauzule, których nie było w ustaleniach. Podpisujesz dokument, który odzwierciedla dokładnie to, na co się umówiłeś.
Obniżka czynszu nawet o kilka procent przy dużej powierzchni przekłada się na dziesiątki tysięcy złotych rocznie. Znamy granice elastyczności wynajmujących.
Negocjujemy w oparciu o twarde dane — aktualne stawki rynkowe, wskaźnik pustostanów i alternatywne oferty, które masz do dyspozycji.
Prowadzimy negocjacje profesjonalnie i bez eskalacji. Twoje relacje z właścicielem obiektu pozostają dobre — nawet jeśli wynegocjowaliśmy twarde warunki.
Negocjujemy nie tylko czynsz, ale też powierzchnię, standard techniczny, kontrybucje, break options i warunki indeksacji — pełny pakiet zmian w jednej rundzie.
Renegocjacje warto uruchomić 12–18 miesięcy przed wygaśnięciem umowy — to moment, gdy właściciel ma jeszcze motywację do ustępstw, a Ty czas na ewentualną relokację jako alternatywę. Czekanie do ostatnich 3–6 miesięcy drastycznie osłabia pozycję negocjacyjną.
Renegocjacje są możliwe też w trakcie trwania umowy — jeśli rynek zmienił się drastycznie na korzyść najemców albo jeśli obiekt ma poważne problemy techniczne, których właściciel nie rozwiązuje. W takich sytuacjach podstawą jest dobra analiza zapisów umownych i znajomość granic odpowiedzialności każdej ze stron.